Les règles à respecter pour vos notes de frais / iStock.com - sutlafk
Quel format ?
Les notes de frais sont considérées comme légales - qu’elles soient au format papier ou digital - dès lors que les contraintes portant sur l’authenticité des justificatifs et la conservation des documents (entre 5 et 10 ans) sont respectées. Notons que la version papier est moins vertueuse sur le plan écologique et qu’elle comporte des risques de perte ou de détérioration, pouvant altérer sa conservation. La version numérique, quant à elle, si elle est moins encombrante, nécessite tout de même quelques compétences en informatique et est exposée aux risques liés à la sécurité numérique.
Forfaitaire ou au réel, quelles contraintes ?
S’ils sont remboursés de manière forfaitaire, les frais sont pris en charge dans la mesure d'une certaine somme allouée au salarié. Ce forfait est fixé selon les barèmes de l’URSSAF et fait l’objet d’un accord entre l’employeur et le salarié. Ce dernier doit alors gérer ses frais professionnels ; et aucune note de frais n’est à transmettre à l’entreprise. Une note de frais au réel, en revanche, est soumise à différentes obligations. Les dépenses doivent notamment : Avoir été engagées au cours d’une mission professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise ; Être « raisonnables et proportionnées ». La note de frais quant à elle, pour être en parfaite adéquation avec la légisaltion doit être accompagnée de justificatifs originaux (tickets de caisse, factures, etc.). Ceux-ci sont indispensables pour que les montants versés aux salariés soient considérés comme des remboursements et non comme des avantages en nature. La note de frais doit également contenir les informations suivantes : Le nom du salarié ; La date de l’opération ; L’objet de la dépense ; Un montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ; ainsi que le montant de la TVA ; La signature du salarié, et, éventuellement, une validation émise par l’employeur. Si elle porte sur des frais kilométriques, elle doit aussi indiquer le trajet parcouru, le nombre de km effectués, le nom du client visité, et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Si la dépense porte sur des « frais de bouche », la note de frais doit indiquer l’identité et la fonction de chaque invité, ainsi que le nom de son entreprise. Enfin, pour ce qui concerne les frais d’hébergement, la note doit faire apparaître le nom et le numéro Siret du lieu d’accueil, ainsi que le prix de la nuitée et le nombre de nuits réservées.
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